Haamukirjoitus yritysviestinnän työvälineenä?

Haamukirjoitus on oiva, mutta edelleen liian aliarvostettu työväline asiantuntijoiden ja johtajien blogikirjoitusten toteuttamiseen.

Olen aivan liian usein konferensseissa ja seminaareissa kuullut, miten eri alojen asiantuntijat ja johtajat valittavat toisilleen, kuinka heiltä vaaditaan blogikirjoituksia vaikka se ei millään heiltä sujuisi. Samalla yrityksen viestintätiimi saa heiltä moitteen. Annetaan tavoite, mutta ei kunnon työvälineitä sen saavuttamiseen.

Ennakkoluulot haamukirjoitusta vastaan

Kun olen keskustellut haamukirjoittajien käyttämisestä, vastaani on tullut useita ennakkoluuloja. 

Yleisin niistä on oletus, että teknillisestä korkeakoulusta, kauppakorkeasta ja yliopistosta valmistuneet asiantuntijat osaavat kirjoittaa hyvin. Näin ei kuitenkaan ole. Osalle matemaattisesti ja teknisesti erittäin taitavista asiantuntijoista sanat ja kirjaimet ovat vaikeasti hahmotettavia ja kirjoittaminen on työlästä. Usein taustalla on jonkin sortin lukivaikeus, joita on joka kymmenennellä suomalaisella. Monella kovan luokan ammattilaisella on edelleen häpeällistä myöntää, ettei kirjoittaminen onnistu niin kuin sen oletetaan. Onneksi Suomessa on menestyjiä kuten Harry Harkimo, jotka avoimesti myöntävät lukivaikeutensa.

Silloinkin kun kirjoitustaito on kunnossa, se ei välttämättä tarkoita, että osaa kirjoittaa lukijan näkökulmasta hyvää, vetävää ja kiinnostavaa tekstiä. Monelta asiantuntijalta kirjoittaminen kyllä sujuu, mutta siihen kuluu aikaa kohtuuttomasti. Lyhyttäkin tekstiä tulee väkerrettyä kokonainen päivä, kun kirjoittamisen ammattilainen tekisi sen tunnissa tai parissa yhdessä asiantuntijan kanssa.

Monet ovat sanoneet, että haamukirjoitettu blogiteksti ei voi olla aitoa ja on siksi vähemmän arvokas. Heille olen perustellut, että asiantuntijoiden ajatukset ja osaaminen on se arvokas osa. Se, miten asiantuntijan rautainen tieto ja näkemys tuodaan esille kirjoituksen muodossa, on vain tekniikkaa ja työkalu, jonka käyttäjäksi kannattaa valita kirjoittamisen tekniikoiden täysipäiväinen ammattilainen. 

Haamukirjoitus syntyy usealla eri tekniikalla

Haamukirjoitus sopii asiantuntijoille ja johtajille moneen eri tarkoitukseen. Jos oma kirjoitusosaaminen takkuaa, haamukirjoittajalta saa siihen avun. Haamukirjoittaja auttaa myös silloin kun aika on kortilla eikä itse ehdi kirjoittaa kiireen keskellä vaikka osaisikin. Haamukirjoittajaa voi käyttää myös silloin, kun itse hallitsee asiatyylin, mutta tällä kertaa pitäisikin kirjoittaa tunteisiin vetoavasti esimerkiksi henkilöstölle vaikean tilanteen keskellä.

Parasta haamukirjoituksissa on se, että jokaisen asiantuntijan ja johtajan tyylille löytyy oma haamukirjoittamisen tekniikka. Itse olen oppinut haamukirjoituksia paljon tehneenä, että se mikä sopii yhdelle, ei sovi toiselle. Siksi haamukirjoittaminen kannattaa aina säätää henkilön tyyliin sopivaksi. Tässä haamukirjoittamisen tekniikoista yleisimmät:

1. Puhelinhaastattelu

Henkilöiden, jotka ovat parempia suustaan kuin kynästään, kannattaa puhua haamukirjoitettava asia. Kun asiansa tunteva haamukirjoittaja keskustelee esimerkiksi toimitusjohtajan kanssa puhelimitse tämän ajaessa autoa asiakastapaamisten välillä tai kävellessä päivän lenkkiä pienen järven ympäri, blogikirjoituksen runko ja ensimmäinen versio syntyy vaivattomasti. Toimitusjohtajalle jää blogikirjoituksen kommentointi, tarkistaminen omaan suuhun sopivaksi ja lopullisen version hyväksyntä.

Puhelinhaastattelu haamukirjoittamisen tekniikkana sopii myös kenelle tahansa kiireiselle asiantuntijalla ja johtajalle, jolta kirjoittaminen sujuu vaan sille ei ole aikaa.

2. Tekoälyn avulla

Uusi vaihtoehto puhelinhaastattelulle on nauhoittaa omat höpinät esimerkiksi Teamsissä ja antaa tekoälyn tiivistää nauhoitetun puheen ydinkohdat tärkeimmiksi pointeiksi. Riippuen henkilön puheen sujuvuudesta, tekoäly pystyy parhaimmillaan tiivistämään olennaiset asiat yllättävän hyvin.

Tämän jälkeen voikin antaa tekoälyn näin luoman tekstin ja alkuperäisen nauhoitteen ihmisen käyttöön, joka pystyy taitavana haakukirjoittajana parantamaan tekstin kiinnostavaksi ja luettavaksi kokonaisuudeksi.

3. Ranskalaiset viivat

Kolme tärkeintä pointtia ja kunkin pointin kolme tärkeintä perustelua ranskalaisilla viivoilla sopii hyvin analyyttisille asiantuntijoille, jotka tietävät mitä haluavat sanoa.

Ranskalaisten viivojen ja niiden jälkeen tehtävän lyhyen puhelinhaastattelun avulla blogkirjoituksen ensimmäinen versio syntyy kätevällä tavalla. Lopullinen versio syntyy kommentointi- ja tarkistuskierroksen tai -kierrosten jälkeen. Joskus selvitään yhdellä kommentointikierroksella, joskus niitä tarvitaan useampia.

4. Tajunnanvirta

Osa asiantuntijoista ja johtajista haluaa kirjoittaa ajatuksensa, mutta eivät halua viimeistellä ja tiivistää niitä helposti luettavaan muotoon. Heille sopii tajunnanvirran tekniikka haamukirjoittamisessa. Siinä haamukirjoittaja saa usein varsin rönsyilevän kirjoituksen uudelleen kirjoitettavaksi.

Ensimmäisessä blogikirjoituksen versiossa on yleensä useita haamukirjoittajan kommentteja ja kysymyksiä siitä, mitä blogissa halutaan sanoa, sekä pyyntöjä lisätä tietoa ja perusteluja, joita lukija juuri siinä kohtaa kirjoitusta todennäköisesti kaipaa. Tässä työskentelytavassa tarvitaan yleensä useampia kommentointikierroksia.

Jos tajunnanvirta tekniikkana kiinnostaa, mutta kirjoittaminen ei kiinnosta, saman asian voi puhua ääninauhurille tai WhatsAppin ääniviestinä ja lähettää äänitiedosto haamukirjoittajalle blogkirjoituksen tekemistä varten.

Haamukirjoitus vaatii kirjoittamisen asiantuntijan

Keneltä tahansa haamukirjoittaminen ei suju. Hyvällä haamukirjoittajalla on seuraavia ominaisuuksia hyvän suomenkielen taidon lisäksi. Haamukirjoittaja tuntee yleisellä tasolla yrityksen liiketoimintaa ja tuotteita, ymmärtää yrityksen kohderyhmät, tietää yrityksen liiketoiminnan tavoitteet ja tekee taustatyön kirjoituksen eteen. 

Siksi usein kannattaakin käyttää yhtä tai kahta haamukirjoittajaa, jotka tulevat tutuiksi yrityksen toimialan ja asiakkaiden vaatimusten kanssa. Lisäksi haamukirjoittaja osaa sujuvasti kirjoittaa useissa eri tyylilajeissa ja vaihdella tyylilajia tarpeen mukaan.

Kiinnostaako haamukirjoittajan käyttäminen? Ole yhteydessä ja keskustellaan miten haamukirjoitus sopisi juuri sinun tarpeisiisi.