Järjestöissä viestinnän tarve on suuri, mutta usein voimavarat pienet. Siksi kysyimme järjestöjen viestintäkouluttajalta, Piritta Seppälältä, miksi sisältöstrategian tekeminen kannattaa: ”Se on valintoja siitä, miten viesti saadaan jäsenille perille.”
Viestintään kohdistuu paljon odotuksia, erityisesti sosiaalisessa mediassa. Usein ajatellaan, että tykkäysten ja seuraajien saamiseksi eri some-kanavissa pitäisi näkyä jatkuvalla syötöllä tuottaen erilaisia sisältöjä; pitäisi julkaista tekstejä, kuvia, videoita, myös livenä, podcasteja ja vaikka mitä.
Viestintään käytettävät voimavarat eivät kuitenkaan ole lisääntyneet. Jos viestintään on käytettävissä aikaa, vaikka pari tuntia viikossa, toimet ja tavoitteet pitäisi asettaa sen mukaisesti. Usein järjestöviestijät tuskailevatkin sen kanssa, että päättäjät tekevät kyllä hienon viestintäsuunnitelman, mutta saattaa käydä niin, että sitä ei ole mahdollista toteuttaa käytettävissä olevilla voimavaroilla.
Olennainen osa sisältöstrategian luomista onkin määritellä mitattavat ja toteutettavissa olevat tavoitteet ja tehdä toimintasuunnitelma niiden saavuttamiseksi. Sisältöstrategia on valintoja siitä, millaisiin sisältöihin pitäisi keskittyä, paljonko rahkeita on käytettävissä ja mitä niillä voidaan saada aikaiseksi, sekä mikä on järkevä tapa mitata onnistumista.
Järjestöissä viestintää tekevät sekä asiantuntijat keskustoimistolla että vapaaehtoiset yhdistysaktiivit paikallistasolla. Kansalaisyhteiskuntaan on eritoten sosiaalisen median ansiosta syntynyt uudentyyppistä, ruohonjuuritason aktivismia, joka perustuu verkostoitumiseen ja organisoitumiseen perinteisten järjestöjen ulkopuolella. Viestinnän vastuunajako onkin yksi sisältöstrategian valintakysymys. Toteutetaanko viestintää edelleen keskitetysti ylätasolta vai uskalletaanko luottaa yhdistystoimijoihin?
Viestinnän hajauttaminen tarkoittaa myös sitä, että järjestöviestijöiden – olivatpa he sitten työntekijöitä tai vapaaehtoisia – kuormittuneisuuteen kannattaa kiinnittää huomiota ihan eri tavalla kuin ennen. Esimerkiksi järjestön some-tilien käyttäjät saattavat saada häiritsevää palautetta ja joutua jopa vihapuheen kohteeksi. Tällöin kielteisten asioiden käsittelyyn olisi hyvä olla tarjolla tukea, ja muutenkin järjestön kannattaisi olla valmistautunut reagoimaan tämäntyyppisiin hyökkäyksiin.
Kun etätyösuositus alkoi koronakeväänä 2020, järjestöt siirsivät nopealla aikataululla kokouksensa, koulutuksensa ja tapahtumansa videovälitteisten työvälineiden kautta järjestettäväksi.
Nyt niin sanotut hybriditapahtumat ovat tulleet jäädäkseen, sillä jäsenet toivovat mahdollisuutta osallistua helposti esimerkiksi koulutuksiin. Hybriditapahtumien vahvuutena onkin, että ne ovat helppoja ja tehokkaita järjestää. Lisäksi tapahtumien saavutettavuus on parantunut, ja tilaisuuksiin on saattanut osallistua sellaisia jäseniä, jotka eivät aikaisemmin ole osallistuneet.
Hybriditapahtumien heikkous on kuitenkin järjestöille tärkeän yhteisöllisyyden ja verkostoitumisen vaalimisen hankaluus, vaikka työvälineet mahdollistavatkin esimerkiksi ryhmätyötilojen käytön. Usein koetaankin, että etäkokous sopii päätöksentekoon ja lähikokous uuden ideointiin ja suunnitteluun.
Hybriditapahtumien laadukas toteuttaminen vaatii paljon valmistelua. Esimerkiksi sen suunnittelemista, miten liveosallistujat, etäosallistujat ja puhujat saadaan viestimään keskenään. Ne vaativat myös enemmän järjestäjiä. Jos ennen livekoulutusta veti yksi kouluttaja, hybridissä tarvitaan mieluummin kaksi kouluttajaa, joista toinen fasilitoi liveosallistujia ja toinen etäosallistujia. Lisäksi hybriditapahtumiin tarvitaan teknistä tukea enemmän.
Vinkit järjestöviestinnän nykytrendeihin antoi Kubon kumppani viestintäkouluttaja Piritta Seppälä. Lue lisää: https://viestintapiritta.fi/
Kirjoittaja: Tanja Harjuniemi, järjestöviestinnän asiantuntija ja Kubon kumppani