Figma asiakastyössä - syvän yhteistyön edut ja riskit

Figma on mullistanut monen visuaalisen suunnittelijan työn. Pikku hiljaa myös muut kuin suunnittelijat joutuvat kosketuksiin ohjelman kanssa, koska sen tiimityöskentelyyn tuomat mahdollisuudet ovat verrattomat.

Ensisijaisesti se on työkalu digitaalisten tuotteiden kanssa työskentelyyn, mutta vähitellen se on löytänyt tiensä myös muille osa-alueille. Varsinkin etätyössä Figma tuo monia etuja. Nykyisellään melkein kaikki suunnitteluprojektit alkavat Kubossa Figmassa, oli lopputuote sitten liikkuvaa kuvaa tai printtiä.

Lähtökohtainen ero Figman ja vaikkapa Adoben tuotteiden välillä on pilvessä. Figma on täysin verkossa ja siten jaettavissa eri lailla kun perinteisillä työkaluilla. Kollegat tai asiakkaat voivat Figmassa työstää samaa dokumenttia. Muutokset tallentuvat reaaliaikaisesti, mutta tarvittaessa voidaan palata vanhoihin versioihin.

Figman vahvuudet

Visuaaliset presentaatiot tehdään Kubossa lähes aina Figmalla. Yksi työvaihe poistuu lähes kokonaan, kun presentaatio ja suunnittelu ovat sama dokumentti. Hyppiminen eri ohjelmien välillä poistuu, yhteistyö on sujuvampaa ja nopeampaa.
Esitys-moodissa suunnitelmat voidaan näyttää suoraan skrollattavana prototyyppinä. Se parantaa huomattavasti varsinkin digitaalisten tuotteiden esittelyä, ja antaa huomattavasti aidomman kuvan ulkoasusta ja toiminnallisuudesta. Presentaatio on myös dynaaminen, eli sen aikana voidaan tehdä hienosäätöä. Muutoksia voidaan kokeilla saman tien ja säästytään ylimääräisiltä korjauskierroksilta.

Myös useat lisäosat tuovat koko ajan lisää ominaisuuksia Figmaan. Esimerkiksi pienten animaatioiden teko onnistuu jo ohjelman sisällä. Sillä saa presentaatioihin kivoja lisämausteita.

Vaikkei asiakkaan tarvitsekaan editoida itse dokumenttia, kommentointi ja keskustelu Figman sisällä nopeuttaa prosesseja. Kommentit näkyvät suoraan suunnitteludokumentissa ja ne voidaan suunnata ainoastaan heille, joita ne koskevat. Kommentit merkitään ratkaistuiksi, kun muutokset on tehty.

Jonkin aikaa sitten Figmaan tuli erillinen whiteboard-osio, joka haastaa Muralin ja Miron. FigJam-niminen ympäristö soveltuu ehkä paremmin nopeisiin brainstorming-tyyppisiin sessioihin kuin isoihin työpajoihin, mutta integraatio Figman kanssa tuo paljon etuja. Työpajojen purku Muralista tai Mirosta pdf:ksi tai Excel-taulukoksi esimerkiksi presentaatioon on tuskallinen prosessi.

Ei pelkästään autuutta

Kaikki eivät pidä Figmasta. Jälleen yhden uuden työkalun haltuunotto ei yleensä tunnu kovinkaan houkuttelevalta. Figman opettelu voi tuntua myös melko vaikealta jos ei itse ole suunnittelija. Varsinkin kannettavilla tietokoneilla selainversio voi olla hidas ja pienellä näytöllä muokkaaminen kankeaa. Editointi ei aina ole suoraviivaista, koska tekstikentät voivat sijaita syvällä elementtien rakenteessa ja niihin kiinni pääseminen vaatii osaamista. Tekstien muokkaus vaatii myös google-fonttien käyttöä tai fonttien asentamista kaikille koneille. Tietoturva-asetukset ovat isoissa organisaatioissa monesti este.

Figman käyttö asiakastyössä sisältää myös joitain riskejä. Kokematon käyttäjä voi tehdä asioita, jotka teettävät lisätyötä tai jopa poistaa sivuja tai dokumentteja vahingossa. Automaattinen varmuuskopiointi estää lopulliset tuhot, mutta virheiden korjaaminen ja vanhojen versioiden palauttaminen voi olla työlästä. Satunnaisesti myös Figman serverit ovat solmussa. Häiriöt eivät ole kertaakaan aiheuttaneet oikeita ongelmia, mutta kuuluvat pilvipalvelun luonteeseen.

Kannattaako?

Suurin hyöty Figman kaltaisesta työkalusta on, että se tuo asiakkaat lähemmäs suunnitteluprosessia ja jopa osaksi sitä. Tällaisesta iteratiivisesta prosessista hyötyvät paitsi projektit myös kaikki siihen osallistuvat. Siiloutuminen vähenee ja ymmärrys kasvaa kauttaaltaan. Suhde asiakkaaseen syvenee ja yhteistyö helpottuu.